【操作指引】企业规章不生效,劳动纠纷少不了!

没有规矩不成方圆,一个企业没有自己独特的规章制度,就像是电脑程序没有自己专属的代码,那么出现乱码是必然的。那么企业如何拥有一整套完善的规章制度,并让其有效合法化呢?

案例指引
吴金芳自2005年6月进入苏州力羽公司工作,最后一份书面劳动合同中约定:劳动合同期限为2013年10月11日起至2018年10月10日止,吴金芳根据苏州力羽公司要求,经过协商,从事职工工作,苏州力羽公司根据工作需要,按照合理诚信原则,可依法变动吴金芳的工作岗位。

2015年7月1日,苏州力羽公司向吴金芳发出辞退通知,其上载明:“兹有原公司职员吴金芳女士,因不服从上级主管安排的工作,消极怠工,对上级领导态度恶劣,影响公司正常运营,严重违反厂纪厂规第二章第二条第六、十二、十七、十九、二十七小条,立即开除处分,已于2015年7月1日离开公司。其一切待遇均按照国家法律法规和劳动合同的约定处理”。同日,苏州力羽公司又出具解除/终止劳动合同证明书,载明:“劳动合同期限:2013年10月11日至2018年10月10日;解除/终止劳动合同日期:2015年7月3日;解除/终止劳动合同原因:单位解除;需说明事项:此员工因严重违反我司厂纪厂规,故我司已解雇该员工。”

吴金芳于2015年7月1日收到辞退通知,于2015年7月9日收到解除/终止劳动合同证明书通知并在该证明书上签字确认。双方一致认可劳动关系于2015年7月1日解除。

吴金芳就违法解除劳动合同的经济赔偿金向苏州市劳动人事争议仲裁委员会申请劳动仲裁,该委于2015年8月31日作出苏劳人仲案字[2015]第353号仲裁裁决书,裁定:“自本裁决书生效之日起十日内,力羽塑胶制品公司一次性支付申请人违法解除劳动合同的经济赔偿金76569.78元,由申请人签领。”苏州力羽公司不服该裁决,诉至原审法院。

【法院认为】
本院认为:本案中,苏州力羽公司主张系因吴金芳违反公司管理制度而解除劳动合同,苏州力羽公司应当对此充分举证。但综观本案证据材料,苏州力羽公司:
一是未提供任何证据证明公司的管理制度经过民主程序讨论通过;
二是无证据证明该规章制度向吴金芳进行了公示;
三是未提供充分证据证明吴金芳存在严重违反劳动纪律的事实;
四是无证据证明曾给予吴金芳申辩的机会。
据此,苏州力羽公司解除与吴金芳之间的劳动合同系违法解除。

【法院判决】
苏州力羽公司于判决生效之日起十日内支付吴金芳经济赔偿金76569.78元。

纵观上述案例,因为企业没有通过有效合法的规章制度而导致了严重损失。因此企业想要规章制度合法有效,需要经历以下三个步骤。
一、内容合法化 
任何内部的规章制度、文件、流程都不得违反国家法律、行政法规、地方性法规、规章及政策等,否则单位的规定是无效的。

【操作指引】
1. 企业的规章制度内容要全面:
(1)不仅要包含人力资源相关的管理制度,比如《员工手册》、《奖惩管理规定》、《考勤与休息休假制度》;还应该包含企业运营管理的相关制度,如培训制度、报销制度、商业秘密保护制度、车辆使用管理等相应制度;
(2)具体某项制度的内容要完整。比如说制定奖惩制度,要有奖惩制度的制定目的,制定的基本原则,奖励适用的范围,奖励的主要方式,不同奖励方式所适用的范围,奖励的审批程序,惩处的方式、不同惩处所适用的范围,惩处的审批等。
2. 规章制度的内容不但不能违反劳动法及其配套法规,也不能违反民法总则、合同法、婚姻法、妇女权益保障法、残疾人就业保障法等基本法律。
3. 由于法律、行政法规、规章及政策会根据社会情况不断更新变化,企业的规章制度有可能因此违反法律规定,因此可在规章制度的最后可增加一句话,例如“本规定未尽事宜,或与现行及今后国家和地方颁布的法律、行政法规、规章及政策相悖的,按照国家和地方的相关规定执行”。

二、程序民主化
在发生劳动争议时,涉及规章制度是否有效时,劳动人事争议仲裁委员会或人民法院在职工一方提出“民主程序”相关异议时,会进行核实和调查。因此,如企业自身规章制度的程序存在漏洞,在诉讼或仲裁中可能会处于弱势地位。

【操作指引】
想要企业的规章制度合法有效,需要分以下几个步骤走:
(1)用人单位同职工代表大会或全体职工讨论,提出方案或意见;
(2)由用人单位再与工会或者职工代表平等协商确定。
上述步骤需要注意两个要点:
(1)每个步骤中,作为用人单位面对的群体并不完全相同;
(2)上述步骤建议用人单位保留相应的证据材料(如参会员工签署的会议记录),以证明企业履行了相应的流程。

三、规章生效化
规章制度如需要对员工生效,则需要向每一个职工进行公示或告知,方能产生法律效力,凡是未经送达的,不会发生效力。

【操作指引】
在实践中,各种类型的单位采取了五花八门的公示告知方式,但从证据留存及公示告知的证据效力上来说,建议用人单位采取以下公示告知方式:
1. 员工手册发放法;
2. 内部培训法;
3. 考试法;
4. 传阅法。
不建议采取公告、劳动合同约定、邮件发放等,这些方式虽然比较常用,但却存在很大风险,应尽量避免。


【注意】
送达的主要目的是让职工知晓规章制度的内容予以遵守,同时企业需要保留职工签收或确认规章制度的证据材料。如后期企业和职工就规章制度内容产生纠纷,且职工否认收到或看到过规章制度,则用人单位可通过举证证明履行了规章制度的送达程序。

律师寄语
上述三个步骤,对于规章制度的合理合法化来说,缺一不可。如企业针对《员工手册》、《岗位职责》、《劳动合同》、《企业规章制度》等文件的制作和操作流程等仍有疑问,请及时联系律师提供专项法律服务。



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